Sacarle el máximo provecho a Google Sheets

Si quieres tener una economía ordenada, o llevar un registro prolijo de grandes volúmenes de información, es importante poder sacarle el máximo provecho a Google Sheets.

Este programa que tiene una matriz muy similar a la de excel permite automatizar tus cuentas, cálculos y ecuaciones. Además de ofrecer la posibilidad de implementar diferentes tipos de gráficos o tablas comparativas.

Así que si necesitas organizar tus cuentas, o llevar un control exhaustivo de resultados deportivos o grandes bases de datos, continua leyendo este artículo donde te enseñaremos cómo sacarle el máximo provecho a Google Sheets.

¿Qué funciones ofrece Google Sheets?

Google Sheets permite armar planillas de diferentes tamaños y modelos, permitiendo adaptar el tamaño de cada fila y columna a las necesidades del registro que debemos llevar.

También la aplicación permite delimitar los bordes de cada tabla que se van diseñando con diferentes grosores de líneas para lograr diseños funcionales que se adapten a nuestras necesidades.

Por ejemplo, se puede armar una planilla de asistencia fácilmente, o fixtures de torneos de fútbol o ajedrez, entre otras cosas. Aunque claro que la función más habitual que se le da a esta herramienta es la de administración o censo.

¿Cómo sacarle el máximo provecho a Google Sheets en tus finanzas personales?

En el ámbito de las finanzas personales o institucionales Google Sheets es donde realmente se luce. En ella, podrás crear tablas y compartirlas con todos los agentes que deben tener conocimiento sobre la temática.

Una vez creada, no solo podrás llevar un prolijo registro de todos los ingresos y egresos que se vayan generando; sino que también tendrás la posibilidad de automatizar todas las cuentas que fuese pertinente hacer.

Por ejemplo, que al final de la planilla de ingresos figure una suma con el total registrado. A eso se le puede restar el total de egresos obtenidos y el resultado podemos dividirlo proporcionalmente entre los diferentes socios y la participación que tengan en la empresa.

Esa misma planilla, se puede replicar tantas veces fuera necesaria, por lo que el control de gastos, de ingresos y repartición del dinero se haría automáticamente, sin tener que invertir tiempo en eso.

Utilizar las coordenadas para aprovechar al máximo provecho a Google Sheets

La hoja de cálculo en la que ingresamos cuando abrimos Google Sheets, está organizada en filas y columnas. Las columnas están ordenadas por letras, mientras que las filas por números.

De esa forma, lo más recomendable es ir nombrando las diferentes filas y columnas para saber exactamente qué información hay en cada celda.

Por ejemplo: Podemos utilizar la columna A para poner el nombre de diferentes alumnos, mientras que las columnas que van de la “B” hasta la “E” son para colocar las notas que se fueron sacando en diferentes instancias de evaluación.

Por consiguiente, cada columna corresponde a un alumno diferente, y cada fila a un dato diferente, en este caso: “nombre”, “nota 1”, “nota 2”, etc.

Una vez armada nuestra lista, podemos colorearla, remarcar los bordes o automatizar su funcionamiento.

¿Cómo agregar funciones a Google Sheets?

Entender plenamente las diferentes funciones que ofrece esta aplicación, será lo que nos permitirá sacarle el máximo provecho a Google Sheets. Sumar, restar, multiplicar, dividir, organizar, filtrar, y muchas otras opciones están disponibles.

Para agregarlas, solo hay que seleccionar el cuadrante donde se espera obtener un resultado, como puede ser el resultado de una ecuación; luego ir a “insertar” y seleccionar la opción “función”.

Luego elegimos la función que queremos incluir, y seleccionamos los lugares desde donde se deben colectar los datos para realizar la función seleccionada.

Volviendo al ejemplo anterior: una función que podemos implementar sería que en la “columna F” se calculan los promedios de cada alumno. Así que agregamos la función “promediar” y seleccionamos las celdas donde van sus notas.

De esa forma, a medida que se van cargando las notas, el cálculo de promedio se irá actualizando automáticamente.

Utilizar Google Sheets para censos

Otra tarea donde se destaca Google Sheets, es cuando se realizan diferentes censos donde se recolectan grandes cantidades de información. Esta aplicación es realmente conveniente y ofrece un gran número de beneficios a la hora de realizar esta clase de tareas.

Por ejemplo, además de poder organizar de forma muy efectiva la información, también permite procesarla y traducirla rápidamente a datos numéricos o gráficos.

Por ejemplo, puede realizar tablas comparativas entre diferentes secuencias de valores y cuadros de contingencia para leer la información rápida y efectivamente.

Volviendo al ejemplo anterior, el profesor que tiene la planilla con sus alumnos, podría realizar un gráfico de torta donde se señala el número de estudiantes que aprobaron la materia contra aquellos que reprobaron.

También, puede realizar una gráfica que muestra la evolución de las notas, y calcular el valor promedio que los alumnos se fueron sacando en cada instancia de evaluación.

Realmente las opciones son muchas y muy variadas.

Realiza tus propios gráficos para sacarle el máximo provecho a Google Sheets

La forma más fácil de insertar un gráfico que refleje determinados datos, es seleccionar los datos que se buscan graficar, luego ir a la pestaña “insertar” y seleccionar la opción “gráfico”.

Entre las opciones podrás elegir entre diferentes modelos disponibles, como puede ser gráfico de líneas, gráfico de torta, de barras, tabla de contingencia entre muchas otras opciones.

Quizá, si se selecciona mucha información junta, o las filas y columnas no están bien nombradas, el gráfico requiera que lo configures manualmente. Pero por lo general y si se trabaja de forma organizada, el programa interpreta la información disponible y te ofrece un gráfico acorde a tus necesidades.

Combina Google Sheets con otras aplicaciones de Google

Donde más se luce Google Sheets es en la compatibilidad con otras aplicaciones de Google; como puede ser el Google Docs.

Por ejemplo, se puede llevar todos los datos y contabilidad de una empresa en una hoja de cálculo de Google Sheets. Pero esa información puede aparecer en tiempo real en un documento de Google Docs, donde se detalla el funcionamiento y administración de la empresa.

De esa forma, siempre que se cargue un nuevo dato, se actualizarán los resultados y gráficos, lo que modificaría el gráfico ofrecido en un documento que cité dicha información.

Realmente las posibilidades son muchas. Así que si todavía no estás aprovechando al máximo tu paquete de Google. No dudes en buscar los diferentes tutoriales disponibles en este Blog, para volverte un experto en las diferentes plataformas que ofrece.

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